Ghid · Lista finală de invitați

Lista finală de invitați la nuntă: cum verificați confirmările înainte de așezarea la mese

6 minute de citit

O familie care confirmă nu înseamnă neapărat un singur loc la masă. Acest ghid se concentrează pe verificarea listei finale: cine vine efectiv, cine mai trebuie contactat și ce informații transmiteți restaurantului. Este pasul dintre confirmările din invitația digitală și așezarea invitaților la mese.

1. Porniți de la răspunsuri, nu de la numărul de invitații trimise

În TheGuestly, fiecare invitat are propriul link și poate confirma fără cont. În tabul Invitați puteți căuta după nume sau email și filtra după răspuns. Pregătiți separat lista celor care vin, a celor care au refuzat și a celor care încă nu au răspuns. Un link trimis nu este o confirmare, iar un răspuns nehotărât nu este un loc sigur la masă.

Trimiteți linkurile după ce invitația este plătită și publicată. Înainte de trimitere, verificați data, programul, adresele și termenul de confirmare. Dacă o persoană nu se descurcă cu formularul, discutați direct cu ea și verificați ulterior că situația din lista evenimentului corespunde răspunsului primit.

2. Separați invitații principali de numărul de persoane

Pagina evenimentului arată atât confirmările invitaților principali, cât și numărul persoanelor confirmate. Însoțitorii sunt reprezentați separat în listă. Pentru restaurant și mese, urmăriți persoanele, nu doar câte invitații au primit răspuns.

Exemplul nu reprezintă un eveniment real. Dacă un cuplu apare deja ca două persoane distincte, nu îl numărați încă o dată ca însoțitor. Căutați numele și comparați legătura dintre invitatul principal și însoțitor înainte să adăugați o persoană suplimentară.

3. Clarificați răspunsurile lipsă și schimbările

• Filtrați persoanele fără răspuns și contactați-le individual; nu trimiteți aceeași solicitare celor care au confirmat deja.
• Întrebați explicit dacă participă și cine îi însoțește. Un «probabil venim» trebuie clarificat înainte de lista finală.
• Dacă primiți o schimbare pe telefon sau WhatsApp, comparați-o cu lista evenimentului înainte să modificați planul meselor.
• Stabiliți cu restaurantul când are nevoie de numărul final; recomandările generale de calendar nu înlocuiesc termenul agreat cu locația.

1. Bună, [nume]. Pregătim lista pentru nunta din [data]. Ne poți spune până la [termen] dacă vii și cine te însoțește? Invitația și confirmarea sunt aici: [linkul tău personal]. Dacă ai răspuns deja, îți mulțumim.

4. Verificați preferințele alimentare pentru fiecare persoană

Dacă ați activat colectarea preferințelor alimentare, verificați informațiile completate în RSVP atât pentru invitat, cât și pentru însoțitori. Nu presupuneți că aceeași preferință se aplică întregii familii. Pentru alergii sau cerințe speciale, clarificați direct detaliile și cereți restaurantului să confirme ce poate oferi; formularul nu garantează disponibilitatea unui anumit meniu.

5. Așezați persoanele confirmate și verificați capacitatea meselor

Aranjarea la mese este disponibilă în Pro și Premium. Puteți configura mesele și capacitatea lor, apoi aloca invitații prin drag & drop. Porniți de la persoanele confirmate, păstrați familiile împreună unde este posibil și verificați cine a rămas nealocat. Dacă apare o schimbare de participare, revedeți masa persoanei și numărul de locuri înainte să exportați din nou.

• Comparați persoanele confirmate cu persoanele așezate; o confirmare nu înseamnă automat că ați ales deja masa.
• Verificați fiecare masă față de capacitatea stabilită cu locația, nu doar totalul sălii.
• Revizuiți însoțitorii și numele asemănătoare, ca să evitați un loc omis sau atribuit persoanei greșite.
• În Pro și Premium puteți exporta planul meselor și cardurile de masă în PDF.

6. Trimiteți restaurantului o versiune clară a listei

Exportul CSV al invitaților este disponibil și în Basic. Verificați fișierul înainte să îl trimiteți: lista de invitați poate include și persoane care nu participă, iar datele de contact nu sunt neapărat necesare restaurantului. Pregătiți o copie cu informațiile strict utile, numărul persoanelor confirmate și cerințele alimentare clarificate. Dacă folosiți Pro sau Premium, adăugați și planul meselor exportat în PDF.

Notați data versiunii trimise și conveniți cum comunicați modificările ulterioare. După orice schimbare importantă, verificați din nou totalul participanților, repartizarea la mese și informațiile pentru meniuri. Nu vă bazați pe un fișier mai vechi dacă răspunsurile s-au schimbat între timp.